Reduza a papelada

Organização de Arquivos

Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens que o correto acondicionamento e catalogação dos arquivos internos podem proporcionar.
A organização e informatização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos.
Destacamos as principais vantagens na organização do Arquivo Administrativo:
Saber o que arquivar, onde arquivar e como fazê-lo;
Padronização dos títulos de documentos;
Definição do tempo de arquivamento de cada documento;
Atendimento as normas ISO 9000, com elaboração de Manual de Procedimentos de Arquivo;
Atendimento a fiscalização com tranquilidade, "evitando correria de última hora”;

O módulo de informatização de arquivos físicos possui inúmeros recursos:
Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema a características específicas da sua empresa;
Impressão dos rótulos das caixas e pastas;
Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa;
Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental;
Criação da central de atendimento;
Histórico das solicitações e devoluções;
Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem expurgados;

Vantagens:
Disponibilização de espaço físico;
Organização física adequada;
Sistema de identificação visual;
Padronização dos métodos de arquivamento;
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos; Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

TRANSFORME SEU ARQUIVO FISICO EM ARQUIVO DIGITAL
O cenário: alta circulação de documentos em papel Com a alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento. São documentos contábeis, de RH, notas fiscais e muitos outros que fazem parte do processo de negócios. Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados freqüentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar a analise por mais de uma pessoa. A perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel a uma NF ou um prontuário médico.
A solução: digitalização dos documentos Para reduzir custos ao longo do tempo, garantindo maior agilidade na consulta, segurança na preservação de seus documentos, a ARQUIVO BAHIA oferece serviços de Digitalização. O seu acervo histórico e documentos do dia-a-dia são convertidos para o meio digital, transformados em imagens e gravados em arquivos como: TIF, JPEG ou PDF. Todas as imagens passam por um tratamento especial onde fica garantida a sua qualidade. As imagens e documentos eletrônicos podem ser gravados em:
CDs e/ou DVDs já com os dados de índices e um visualizador para pesquisa diretamente na mídia;
Gravadas em servidores da ARQUIVO BAHIA, permitindo sua pesquisa diretamente pela Web.
Os benefícios: integração, controle, rapidez, segurança e qualidade
Imagens nítidas e de tamanho reduzido.
Qualidade nos índices dos documentos.
Segurança no armazenamento.
Serviço eficiente e rápido.
Serviços de customização para integração com outros sistemas do cliente
Procedimentos para a Realização desse Trabalho (alguns recursos são opcionais)
- Separação dos documentos- Preparação, retirada dos grampos, dobras e amassados- Digitalização- Conversão para PDF- Controle de qualidade das imagens digitalizadas
- Disponibilização em HD, Pen Drive, CD ou DVD