Reduza a papelada

Organização de Arquivos

Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens que o correto acondicionamento e catalogação dos arquivos internos podem proporcionar.
A organização e informatização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos.
Destacamos as principais vantagens na organização do Arquivo Administrativo:
Saber o que arquivar, onde arquivar e como fazê-lo;
Padronização dos títulos de documentos;
Definição do tempo de arquivamento de cada documento;
Atendimento as normas ISO 9000, com elaboração de Manual de Procedimentos de Arquivo;
Atendimento a fiscalização com tranquilidade, "evitando correria de última hora”;

O módulo de informatização de arquivos físicos possui inúmeros recursos:
Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema a características específicas da sua empresa;
Impressão dos rótulos das caixas e pastas;
Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa;
Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental;
Criação da central de atendimento;
Histórico das solicitações e devoluções;
Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem expurgados;

Vantagens:
Disponibilização de espaço físico;
Organização física adequada;
Sistema de identificação visual;
Padronização dos métodos de arquivamento;
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos; Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos